1. 프로젝트 수주를 위한 제안 프로세스
가. 발주자의 역할
- 문제의 정의 : 프로젝트를 입안하기 위해 자사의 비즈니스 프로세스를 개선하거나 새로운
규칙이나 절차 도입여부를 검토하여 문제를 도출해 냄
- 정보수집 : 정의된 문제를 해결하기 위한 방안 수립을 위해 다양한 형태로 관련 정보 수집
- 사업자 선정 : 문제 해결에 적합한 사업자를 선정하기 위해 제안요청서(RFP) 작성
나. 수주자의 역할
- 발주자가 요구하는 사양에 적합한 용역이나 물품을 공급하기 위해 최적의 비용으로 최상의
솔루션을 공급하기 위한 방안 수립 후 대안(제안서) 제출
2. RFI(Request For Information)의 개요
가. RFI의 정의
- 발주자가 RFP를 작성하기 전에 프로젝트 계획 및 수행에 필요한 정보를 수집하기 위해
몇 곳의 공급업체에 요청하는 정보요청서
나. RFI의 목적
1) RFI를 토대로 RFP(Request For Proposal)를 작성
2) 공급업체의 업무현황 및 수행능력을 개략적으로 파악하여 후보업체를 1차적으로 선정
3) 발주자에게 필요한 각종 기술에 대한 이해도를 높일 수 있는 기회 제공
3. RFI 작성 내용
가. 사업 개요
- 사업명, 추진 배경 및 목적, 사업범위, RFI 제출요령 등
나. 발주업체 정보
- 일반현황(사업목표/추진방향 등), 정보시스템 현황, 개선사항 등
다. 주요 요구사항
- 비즈니스 및 기술적 요구사항, 구현, 교육, 성능향상, 프로젝트 관리 등
4. RFI 작성시 고려사항
- RFI는 RFP와는 달리 데이터 수집과 내부학습을 목적으로 함에 따라 형식에 구애받지 않고,
발주자의 필요사항을 반영하여 관련업체에 요청함
- 너무 많은 업체보다는 3~5개 공급업체를 결정하여 요청하는 것이 바람직함
5. RFP(Request For Proposal)의 개요
가. RFP의 정의
- 발주자가 자사의 정보시스템을 구축하기 위해 필요한 요구사항을 체계적으로 정리하여
공식적으로 제안을 요청하는 문서
나. RFP의 목적
- 공급업체의 제안서 평가를 통해 고객이 원하는 서비스 또는 시스템을 얻기 위함
다. RFP의 역할
1) 사업범위와 목적 확인 : 사업에 대한 요구사항을 사전에 명확히 정의하게 함
2) 명확한 요구사항 전달 : 충분한 지침/방향/정보 제공
3) 사업목적의 추적성 역할 : 제안서평가, 향후 사업전체에 있어 사업평가의 기준선
4) 사업기획단계부터 제안, 입찰, 계약, 수행, 유지보수 전 단계에서 요구사항 제시 역할
6. RFP 작성 사항
가. 사업 개요 : 제안배경, 추진목적 등
나. 제안 프로젝트 일정 : 제안서 제출마감 및 업체선정 발표일정, 개략적 프로젝트 추진일정
다. 정보 요구 내역 : 서비스제공자명, 조직/인력 구조, 관련분야추진내역, 보유기술 내역 등
라. 기술적 환경 정의 : 현재 기술 현황(HW/SW/NW), 시스템아키텍처(As-Is/To-Be모델)
마. 제안서 관련 요구사항 : 제안목차, 공급업체의 핵심인력 및 참고자료, 제안형식 및 제출부수,
제안서 제출장소, 질의 문의처 및 각종 기준 선정 등
7. RFP 작성시 고려사항
- 제안자의 창의적 제안서 유도 : 최소한의 템플릿 및 목차, 전체적인 분량만 제시하도록 함
- 분야별 작성자 참여 및 검증 : 재무, 법률, 기술, 업무분야 작성자 별도 선정/참여, 최종검증
- 사전 사업수행시의 문제점 및 이슈사항에 대한 기술적 요구 -> 핵심 평가 기준 활용
- RFP 작성시 제안서평가에 대한 기본원칙 및 평가항목 선정 바람직 -> 투명성 및 공정성 확보
8. 제안서의 개요
가. 제안서의 정의
- 일반적으로 기업이나 단체에서 프로젝트를 발주할 때 수주업체의 개발경험이나 능력, 기술적
특징 등을 분석하기 위하여 제출 받는 문서
- 발주자 측의 제안 요청서나 현안 문제에 대한 해결방안을 제시하고, 그와 관련된 제반 조건
및 정보기술, 지원내용 등을 제시함으로써 수주를 실현할 수 있도록 하는 제안자의 공식문서
나. 제안서의 필요성
1) 대상 프로젝트에 대한 제안사의 전략과 업무 이해 정도, 핵심보유기술, 개발방법론 및
적용기술 등 프로젝트 수행에 필요한 모든 내용을 체계적으로 기록하여 전달
2) 발주자 측에서 대상 프로젝트에 가장 적합한 개발업체를 선정할 수 있는 자료가 되야 함
다. 제안서의 중요성
1) 수주(영업)활동의 근본이 되는 문서
2) 계약서와 동등한 효력을 가지며 회사를 대표하는 문서
3) 수주에 실패하였을 경우 경쟁사에 자사의 노하우 노출
4) 제안서 작성의 최종목표는 사업 수주 실현
5) 계약서 작성의 기초
9. 제안서 작성 방법
가. 제안서 작성 내용
1) 제안의 개요 : 제안서의 내용을 개략적으로 작성
(배경, 목적, 범위, 제안서의 특장점, 사업수행전략, 제안관련 전제조건)
2) 제안 내용
- 프로젝트 관리방안 : 범위관리, 일정관리, 형상관리, 품질관리, 조직관리(투입인력) 등
- 프로젝트 수행방안 : 개발방법론, 개발도구, 적용기술, 유지보수방안, 교육훈련계획
3) 제안업체 일반
- 일반현황 : 매출, 인력, 주 사업, 재무구조, 사업수행 조직, 유사작업 수행현황
- 보유기술 : 제안사가 보유중인 솔루션이나 특장점을 부각(브로셔 등)
4) 가격제안 : 별도 밀봉
나. 제안서 작성 절차
단계 | 액티비티 | 수행내용 |
제안전략 수립 | 고객분석 | 고객시장환경/경쟁관계, 사업의 본질과 CSF 이해를 통해 구체적인 비즈니스적 및 기술적 요구사항, 사업관리 요구사항의 파악 |
경쟁사분석 | 자사의 경쟁사는 누구이고 경쟁사 제안의 특징, 장/단점 분석 | |
자사전략분석 | 고객 요구에 대해 자사가 제공 가능한 솔루션에 대한 시나리오를 도출, 분석하며, 경쟁사 대비 자사의 경쟁우위 분야 도출 | |
제안계획 수립 | 제안일정/조직구성 | 제안서 마감일을 기준으로 현실적인 일정과 조직구성 수립 |
RFP분석/전략수립 | 요구사항분석, 제안범위 설정 등 | |
제안서 Outline 작성 | 목차작성, 담당자별 업무 분장표 작성, 제안관련 WBS 작성 | |
요구사항 Checklist | 각자 맡은 업무에 따라 담당자별 제안요구서상의 요구사항 Checklist를 작성, 제안목차와 요구사항과의 상호 참조표 작성 | |
Keyword 작업 | 고객 사업에 대한 이해도, 제안업무에 대한 특성 및 이를 수행할 수 있는 자사의 강점을 정리 | |
Library 활용 | 유사 프로젝트의 제안서 참조 | |
제안작성표준결정 | 제안서 작성도구 결정, 표준포맷, 글씨폰트 등의 표준 결정 | |
제안서 개발 | 스토리보드 작성 | 제안 아이디어를 논리적으로 구성, 제안의 주요 특장점을 정의하여 키워드를 파악하고, 팀원간 공감대를 형성하기 위함 |
분야별 작성/검토 | 스토리보드의 내용에 맞춰 주어진 표준안에 따라 제안서를 작성 | |
패키징 | Soft 측면 | 인쇄품질, 표지/간지 디자인, 배열 등 |
Hard 측면 | 제본 및 바인딩 상태, 인쇄용지의 종류 및 품질 등 | |
협력관계 측면 | 전문 인쇄업자의 협력을 통해 비용절감 및 보안유지 등 | |
제안서 전달 | 발표전략수립 | 키워드 및 차별화 요소를 도출, 논리적인 전달 메시지 표현 등 예상 질문에 대한 대응 시나리오 준비(평가위원 분석 중요) |
사후 활동 | 완성된 제안서를 DB화 하고 재활용할 수 있어야 하며, 제안서에 대한 성공/실패요인을 분석하여 차후 비즈니스에 활용함 |
다. 설득력 있는 제안서 작성 방법
1) 사업에 대한 이해 제시 : 발주된 사업에 대한 이해 정도를 충분히 기술해야 함
2) 사업전략 및 계획 제시 : 사업성공을 위한 CSF 도출 및 추진일정을 보기 쉽게 작성
3) 제안업체 특장점 제시 : 제안업체 선정에 대한 이익 제시와 투입인력의 우수성 제시
4) 요구사항 해결방안 제시 : 제시된 문제점 및 요구사항에 대한 구체적인 해결방안 제시
5) 책임과 권한 명시 : 발주자와 수주자 사이의 업무분장 및 R&R을 명확히 기술
6) 실현 가능한 제안 내용 : 약속을 못 지킬 것 같은 제안은 하지 말아야 함
7) 제안요약서(선택적) : 발주자가 제안서 내용을 신속하고 쉽게 파악하도록 요약문서 작성
10. 제안서 평가 내용
부문 | 평가항목 | 배점 |
개발계획부문 | - 유사분야에서의 개발 경험 - 개발대상 사업의 이해 정도 - 개발전략의 창의성 및 실현 가능성 | 30점 |
개발부문 | - 기능 및 성능 충족도 - 개발방법론의 적정성 및 경험 정도 - 개발환경(장비/도구)의 보유현황 및 확보방안 | 30점 |
관리부문 | - 경영상태 : 대외인지도, 재무구조, 신용도 - 사업수행조직(조직체계/참여인력)의 적정성 - 품질보증계획 적정성, 품질보증능력, 국제품질 인증 여부 - 프로젝트 관리방법론의 적정성 - 일정계획 타당성 및 자원배분의 합리성 | 20점 |
지원부문 | - 시험운영(방법/내용/일정/조직 등)의 적정성 - 교육훈련(방법/내용/일정/조직 등)의 적정성 - 유지보수방안(계획/조직/절차/범위/기간 등)의 적정성 - 기밀보안체계 및 대책 적정성, 저작권 존중 여부 - 비상대책 : 백업/복구, 장애대응 대책 등 | 5점 |
전문업체참여 및 상호협력 부문 | - 전문업체 기술의 부합성 및 자질, 활용방안 - 상호협력 : 컨소시엄 구성 적정성, 재원 조성 등 - 중소기업보호/육성 : 컨소시엄, GS인증제품 등 | 15점 |
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